Bewaren of vernietigen?

Het bewaren van onze documenten op kantoor kost ons een vermogen! Hoe kunnen we de hoeveelheid bewaarde documenten verminderen en toch voldoen aan de wettelijke eisen? En is er een betere manier om onze documenten op te slaan?

De hoeveelheid documenten die bedrijven bewaren groeit enorm snel. De beste manier om alleen de benodigde gegevens te bewaren is het ontwikkelen van een bewaarprotocol. Een duidelijk bewaarprotocol dat in overeenstemming is met de wettelijke eisen helpt u de kosten voor opslag en beheer te minimaliseren. Hierdoor zal de hoeveelheid te bewaren fysieke en digitale documenten aanzienlijk verminderd worden. Uw werknemers zijn productiever doordat er minder dossiers zijn die beheerd en opgezocht hoeven te worden.

Bewaartermijnen en wettelijke vereisten 

Het proces start met de ontwikkeling van een goed indexeringsschema om zeker te zijn dat uw archief is opgezet in overeenstemming met regels voor de branche en de wet. Vanuit dat schema helpen wij u een bewaarprotocol te ontwikkelen dat duidelijk zal maken welke gegevens bewaard moeten blijven, hoe deze bewaard moeten worden en wanneer u deze volgens de wet mag vernietigen. Door een goed protocol voor het bewaren van uw documenten zal uw bedrijf aan de juiste vereisten voldoen en daarmee de kans op zoekgeraakte dossiers vrijwel geheel uitsluiten.

Gebruik van ruimte optimaliseren

Door gebruik te maken van de producten van TAB kunt u opslagkosten verminderen. Het gebruik van de juiste producten in uw archief versnelt het opslaan en terugzoeken van dossiers. Hierdoor wordt de toegankelijkheid van de informatie sterk verbeterd. Een archiefsysteem met TAB kleurcodering maakt maximaal gebruik van de ruimte en verbetert toegankelijkheid ten opzichte van traditionele opslag in ladekasten. Het gebruik van ruimte wordt verbeterd door het verkleinen of verwijderen van gangpaden en door optimaal gebruik te maken van de beschikbare hoogte. Fysieke toegang wordt verbeterd door dossiers direct zichtbaar te maken. Het productenassortiment van TAB biedt de juiste oplossing voor elke situatie. Bent u op zoek naar een afsluitbaar systeem voor vertrouwelijke documentatie? Wilt u de meest ruimtebesparende oplossing voor uw dossiers of wellicht de meest toegankelijke? Geen paniek, TAB heeft de juiste oplossing voor uw organisatie!

De laatste bestemming

TAB helpt bij iedere fase van de cyclus van een document. Wanneer documenten het einde van deze cyclus bereiken zullen de regels en protocollen die in uw organisatie gelden ervoor zorgen dat de verantwoordelijkheden en acties voor de laatste bestemming duidelijk zijn. Het opslagprotocol, gebaseerd op uw specifieke eisen, zal duidelijk maken welke gegevens veilig en met zo weinig mogelijke risico’s kunnen worden verwijderd, zodat er geen kostbare ruimte wordt verspild aan onnodige opslagruimte.

Be TAB Smart!

Ons TAB Smart (Streamline. Manage. Access. Retain. Toss) programma kan de hoeveelheid materiaal die in uw bedrijf wordt bewaard verminderen, wat resulteert in lagere kosten voor zowel opslag op kantoor als daarbuiten. Samen bekijken we uw documenten en bepalen we welke wel en niet essentieel zijn. Het verwijderen van niet-essentiële documenten, zowel fysiek als digitaal, zal uw opslagkosten verminderen en de productiviteit van uw mensen verhogen.

Wilt u weten hoe TAB u kan helpen bij het opstellen van bewaartermijnen en het optimaliseren van uw archiefruimte? Bel (020) 697 5333 of vul het online antwoordformulier in.