Digitaal Documentmanagement

Al jaren wordt er gesproken over het papiervrije kantoor. Gaat dit er ooit van komen? We hebben nu meer papieren dossiers dan ooit, plus duizenden digitale documenten. Hoe kan mijn organisatie deze papierstroom beheersen en er zeker van zijn dat informatie beschikbaar is wanneer nodig?

Documenten zijn het zakelijk geheugen van uw transacties, activiteiten en functies. U vertrouwt op deze gegevens voor het behalen van doelstellingen. Maar een document is niet meer alleen een stuk papier. Het kan alles zijn wat een bedrijf gebruikt om gegevens op te slaan. Tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheets, digitale presentaties en zelfs webpagina’s, het zijn allemaal documenten.

Alle documenten hebben een levenscyclus. Ze worden opgesteld, verspreid, opgeslagen, teruggezocht en uiteindelijk vernietigd of permanent bewaard. Het maakt niet uit of ze van papier zijn of digitaal, in uw organisatie doorlopen ze de gehele cyclus. TAB kan u laten zien hoe u uw digitale documenten kunt beheren in alle fases van deze cyclus en hoe u daardoor kosten en risico’s kunt reduceren.

FileTracker / Accutrac XE – Een plek om uw documenten te beheren

De opslagsoftware van TAB helpt u bij het beheren van zowel uw digitale als papieren archief in een centrale database. Het systeem biedt de mogelijkheid om degelijke gegevensbeheer principes toe te passen op uw bedrijfs- of afdelingsgegevens en deze te beheren gedurende hun hele levenscyclus. Of een document op papier staat, in een e-mail of op een andere drager, met de software van TAB kunt u alle documenten met betrekking tot een dossier in een database organiseren. Als een document daar eenmaal in staat kunt u informatie zoeken, in- of uitvoeren, verspreiden, etc. Deze software kan helemaal worden aangepast aan de unieke eisen van uw bedrijf. Verschillende veiligheidsniveaus zorgen ervoor dat zelfs de meest gevoelige informatie alleen kan worden opgevraagd en bekeken door bevoegden. Onze professionals ontwikkelen samen met uw bedrijf een plan voor de succesvolle implementatie van het systeem, passen het aan uw eisen aan en bieden de training om van het project een succes te maken. Onze Professional Services groep staat u ook terzijde bij archiefconversies of voorbereidingen voor digitalisering.

Wilt u weten hoe TAB het beheer van uw digitale documenten kan ondersteunen? Bel (020) 697 5333 of vul het online antwoordformulier in.